FAQ

Om alla handlingar som hanteras i en verksamhet försvinner i samband med en brand, innebär det större problem än vad många kanske tror.

Även om vi idag i första hand arbetar med datorer så hanteras handlingar i allra högsta grad, på vissa platser i de flesta organisationer idag. För 10-20 år sedan var mängden handlingar mycket större och därmed också svårare att skydda, eftersom det då skulle krävas många brandklassade skåp för att skydda allt.

Idag när volymen handlingar har minskat är det lättare att identifiera de personer och funktioner som måste säkras upp. Tillsammans med de nya generationerna brandklassade skåp med mindre yttre mått, lättare konstruktioner och mer kontorsanpassad design kan vi idag därför lätt ersätta en bokhylla eller kontorsskåp med ett brandklassat skåp utan att vårt arbetssätt behöver förändras.

A

Allmän handling

Handling som har kommit in till eller upprättas vid en myndighet och som förvaras där. Avser inte bara skriftliga framställningar utan även t.ex. ritningar, kartor, mikrofilm, ljudband, videoband, e-postmeddelanden och andra ADB-upptagningar.

Arkiv

De handlingar som tillkommit i en arkivbildares verksamhet och som arkiverats hos denne, d v s alla de handlingar som organisationen hanterar och förvarar på kort eller lång sikt

Arkivansvarig

Person som formellt ansvarar för arkivverksamhet vid till ex myndighet, organisation eller företag. Ansvaret kan delegeras ut.

Arkivarie

Specialist på arkivfrågor som genomgått speciell arkivarieutbildning. Ansvarar ofta både för centralarkiv och ger råd och anvisningar rörande arkivverksamheten. Utför i vissa fall även tillsyn.

Arkivbildare

Myndighet, företag, förening, annan organisatorisk enhet eller enskild person genom vars verksamhet ett arkiv uppstår

Arkivföreståndare

Ej arkivarieutbildad föreståndare för centralarkivet

Arkivhandläggare

Person som är utsedd att arbeta praktiskt med arkivverksamheten

Arkivmyndighet

Myndighet med uppgift att utöva tillsyn över andra myndigheters arkiv och arkivverksamhet samt rätt att överta arkiv

Arkivredogörare

Person hos arkivbildare med uppgift att utföra vissa moment inom arkivverksamheten

Arkivrum

Brandklassat utrymme/rum som är byggt för att skydda t.ex. handlingar mot värme, vatten och rök. Rummet skall vara byggt med brandcellsavskiljande byggnadsdelar, dörrar, brandspjäll och brandgasspjäll, ventilations- och imkanaler samt genomföringar för rör, kablar och ventilationskanaler. För statliga myndigheter kräver Riksarkivet klassen EI120. Det är också den arkivstandard som man idag bygger arkivrum efter. Klassade arkiv ska det finnas en dokumentation på. Se gärna Riksarkivets författning om arkivrum, RAFS 1997:3 för mer specificerade uppgifter.

Arkivskåp

Används ofta till att beskriva syftet med skåpet, dvs. ett skåp avsett för att arkivera handlingar. Finns i många varianter och utföranden och har per definition inte något med brand eller inbrott att göra. Secura använder sig av begreppet brandklassade arkivskåp för att dels tala om att skåpet är klassat för att skydda mot brand samt att produktens syfte är att fungera som ett när- eller mellanarkiv.

B

Bakåtspårning/Spårbarhet 

Vid eventuellt fel i produkten spåra produktens olika leverantörer och beståndsdelar bakåt i tillverknings- eller serviceprocessen. Kan man göra detta säger man att det finns en spårbarhet i processen. Kan även gälla arbetsmiljörutiner. Förutsätter att kvalitetsdokumenten finns kvar och kan härledas.

Brandskåp

Används ibland som förkortning av brandklassade skåp, men är egentligen en felaktig beteckning. Vi rekommenderar att man ber om mer specificerade uppgifter när någon använder begreppet.

Brandavskiljande skåp

Används i första hand som benämning på skåp avsedda för att exponera brandfarliga varor i butik samt även avskilja dem från brand. Skåpen skall vara brandklassade enligt testmetod SP 2369 i klass 1 eller 2. Klass 1 innebär att skåpen är godkända till att skydda både vätskor och aerosoler medan klass 2 endast är godkänt för vätskor. Läs mer om Secura brandavskiljande skåp här…

Brandfarlig vara

En benämning som används för brandfarliga vätskor i klass 1, 2a, 2b och 3, samt för gas och vissa aerosoler. Vi har olika förvaringslösningar för dessa varor beroende på om det är en butik som skall exponera varorna eller t.ex. ett laboratorium eller industri som skall förvara varorna. Läs mer om brandfarliga varor på räddningsverkets hemsida.

Brandsäkra skåp

Används ofta för att beskriva ett skåp som är godkänt för att skydda handlingar vid brand. Definitionen brandsäkra skåp anger dock endast att skåpet inte brinner, men det säger egentligen ingenting om hur det skyddar innehållet. Vi rekommenderar att man ber om mer specificerade uppgifter när någon använder begreppet.

Brandklassade skåp

Den korrekta definitionen på ett skåp, klassat och godkänt, för att skydda handlingar vid brand. Brandklassningen kan vara 60P, 90P alternativt 120P enligt NT Fire 017, eller motsvarande. Se även brandklasser.

Brandklasser

För att ett skåp skall kunna ge ett skydd vid brand skall de vara brandklassade. I norden använder vi i första hand en test som heter NT Fire 017, men även den europeiska EN 1047-1. Skåpen testas i 60, 90 eller 120 minuter, och utsätts, runt om, för en extrem temperatur som endast kan uppstå, under mycket korta perioder i en faktisk brand. 60 minuters testtid i detta förhållande är fullt tillräckligt för att ge garanti, för att skåpet skyddar innehållet vid brand. Vi skiljer på skåp godkända för att skydda papper respektive datamedia, då de tål olika mycket värme. När ett skåp är godkänt för att skydda papper så heter klassningarna 60P, 90P eller 120P och om det är godkänt för att skydda datamedia heter klassningarna istället 60D/Diskette eller 120D/Diskette.

Brandisolerade skåp

Att ett skåp är isolerat säger ingenting om hur skåpet kommer att skydda innehållet vid brand. Denna definition används ofta av mindre seriösa aktörer som vill få kunderna att tro att de köper ett brandklassat skåp, när de egentligen endast köper ett isolerat plåtskåp. Skåpet skyddar inte handlingar mer än vad ett vanligt tunnplåtsskåp gör, dvs. inte alls.

C

Centralarkiv

Arkiv för handlingar som inte efterfrågas så ofta, men som av historiska eller andra skäl ska bevaras. Kan även arkiveras digitalt.

D

Datamediainsats

Datamediainsats eller Diskettbox används som benämning på en insats som i kombination med ett brandklassat dokumentskåp ger skydd för datamedia. Insatsen eller boxen ger inget skydd när den placeras fritt, utan måste alltid placeras inuti ett skåp, testat och godkänt för att skydda papper vid brand. Diskettboxen eller datamediainsatsen skall vara testad och godkänd i klass 60D/Diskette eller 120D/Diskette enligt NT Fire 017 eller motsvarande.

Datamediaskåp/Diskettskåp

Brandklassade datamediaskåp har till syfte att skydda alla varianter av datamedia, magnetband och mikrofilmer vid brand. För att skydda datamedia krävs ett högre skydd än vad som krävs för att skydda papper. Skåpen skall vara testade och godkända i brandklass 60D/Diskette eller 120D/Diskette enligt NT Fire 017 eller motsvarande.

Diarium

Fortlöpande förd förteckning över inkomna och/eller utgående handlingar.

DIN 4102

Att ett skåp är testat enligt DIN 4102 säger ingenting om hur skåpet kommer att skydda innehållet vid brand. DIN 4102 är en tysk testmetod för byggnadsmaterial, som tester hur de klarar att utsättas för en liten låga. Man kan inte säga att ett skåp är klassat enligt DIN 4102, utan det är endast vissa beståndsdelar av skåpet som kan ha testats enligt denna norm. Denna definition används ofta av mindre seriösa aktörer som vill få kunderna att tro, att de köper ett brandklassat skåp, när de egentligen endast köper ett isolerat plåtskåp. Skåpet skyddar inte innehållet mer än ett vanligt tunnplåtsskåp gör, dvs. inte alls.

Dokument/Handling

Framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniska hjälpmedel.

Dokumentskåp

Brandklassade dokumentskåp används som en definition på ett skåp, avsett för att skydda papper vid brand. Skåpen skall vara testade och godkända i brandklass 60P, 90P eller 120P enligt NT Fire 017 eller motsvarande. Dokumentskåp är inte inbrottsklassade, men ger ändå ett visst inbrottsskydd. Om skåpen är utrustade med manipuleringsklassade lås så ger de ett bra sekretesskydd.

E

F

G

Gallra 

Avlägsna och förstöra handlingar/uppgifter i arkiv, vanligen efter fastställda regler och rutiner.

H

Hängmappsskåp/vertikalskåp

Brandklassade vertikalskåp används som benämning på ett skåp vars syfte är att skydda papper i hängmappsform vid brand. De består av en stomme med 2, 3 eller 4 utdragbara lådor med inredning för A4 standardhängmappar. Det finns skåp med olika låddjup, vilket innebär att det kan skilja mycket på hur mycket en låda rymmer. Skåpen klassas på samma sätt som dokumentskåp. Se våra hängmappsskåp här..

I

J

K

Kassaskåp

Definitionen kassaskåp används ofta som ett samlingsbegrepp för alla förvaringsenheter som ger skydd mot brand eller/och inbrott. Det är den branschbenämning som tillverkare av brand- eller inbrottsklassade skåp hamnar under. Det är dock endast ett begrepp, och ingen produkt. Kassaskåp var tidigare ett skåp med inbrottsklassning enligt SS 3492, klass Säkerhetsskåp, i kombination med brandklass 60P eller 120P enligt NT Fire 017. Kassaskåpen har sedan länge ersatts av brandklassade värdeskåp, som ger samma kombinationsskydd som kassaskåpen gjorde. Värdeskåpen finns dock i flera varianter och med högre inbrottsskydd.

Kontinuitetsplanering 

Att motverka avbrott i organisationens verksamhet och att skydda kritiska verksamhetsprocesser mot effekterna av oförutsedda allvarliga störningar eller katastrofer. Innebär bl a att planer ska vara utarbetade för att organisationens verksamhet ska kunna fortgå eller återupptas inom rimlig tid efter ett avbrott eller fel i kritiska verksamhetsprocesser (enligt SS 62 77 99-2).

Källskydd 

Skydd av verksamhetens viktiga handlingar direkt vid arbetsplatsen, d v s med brandklassade skåp skydda uppgifterna på den plats de produceras och används (Securas eget myntade begrepp).

L

M

Mellanarkiv 

Arkiv för dokument och årgångar som i och för sig är avslutade men som ännu inte överförts till sin slutliga förvaringsplats, eftersom man då och då behöver tillgång till dem i arbetet. Dessa dokument kan också sparas digitalt.

N

När-/handarkiv 

Består av dokument som man ofta behöver tillgång till, d v s dels aktuella dokument som är under arbete och som man inte är färdig med, dels handlingar från pågående eller närmast föregående verksamhetsår. Kan förvaras i tjänsterummet, på hårddisken på den egna datorn, på det interna nätet eller i en arkivlokal i närheten av arbetsplatsen.

Nödutgång 

För Securas vidkommande, att skapa en nödutgång för själva verksamheten, på samma sätt som för sin personal. Det gör man genom att se till att de handlingar och verifikat som verksamheten är beroende av för att fungera, alltid förvaras i brandklassade skåp.

O

P

Pågående arkivbildning 

Arkivbildning avseende handlingar i när/handarkiv och mellanarkiv.

Q

R

S

Skalskydd 

Alla åtgärder en verksamhet företar sig för att skydda sig mot ett yttre hot samt åtgärder för att larma om branden och ‘begränsa denna. I detta begrepp ingår t ex skyddsstängsel, grindar, passersystem, lås, inbrotts- och brandlarm, väktare, övervakningskameror, sprinklers.

Serversäkerhetsskåp

Inbrottsklassat skåp tillverkat i 4mm stålplåt. Syftet med skåpen är att skydda en arbetande server, eller datorer, mot enklare stölder. Skåpen är normalt sett utrustade med fläktar, för luftcirkulation, samt kabelgenomföringar. Skall vara inbrottsklassade enligt SS 3492 klass Säkerhetsskåp. Försäkringsbeloppet är normalt motsvarande 30 000 kronor i kontanter (kontrollera alltid försäkringsbeloppet med ert egna försäkringsbolag).

Stöldskyddsskåp

Stöldskyddsskåp ger ett visst skydd mot angrepp och används t.ex. till förvaringsskåp i offentliga miljöer och liknande. Skåpen skall vara testade och godkända enligt SS 3492, klass Stöldskyddsskåp 1 eller 2. Det förekommer även brandklassade dokumentskåp som testats enligt denna metod. Försäkringsbolagen godkänner ingen kontantförvaring i stöldskyddsklassade skåp.

Systematiskt brandskyddsarbete (SBA)

En process som innehåller alla de komponenter som behövs för att åstadkomma ett tillfredställande brandskydd. Lagen om skydd mot olyckor innebär att den enskilde i huvudsak ska ta eget ansvar för sitt brandskydd. SBA ska vara en ständigt pågående process och ska bedrivas av såväl ägare som nyttjanderättshavare till byggnader eller andra anläggningar. Verksamhetsutövare vid anläggningar med farlig verksamhet omfattas också av kravet på SBA. SBA innefattar bl a att vidta åtgärder för att hindra eller begränsa skador vid en brand.

T

U

V

Vapenskåp

Inbrottsklassat skåp tillverkat i 4mm stålplåt. Syftet med skåpen är att skydda vapen mot enklare inbrott. Skåpen skyddar inte innehållet mot värme, vatten eller rök. Skall vara inbrottsklassade enligt SS 3492 klass Säkerhetsskåp.

Verifikat

Alla verifierande dokument som bekräftar en åtgärd, inköp överenskommelse eller annat viktigt för verksamheten. Innefattar ej enbart de ekonomiska underlagen. Dessa benämns ekonomiska verifikat.

Värdeskåp

Värdeskåp har till syfte att skydda kontanter och annat värdefullt mot stöld. Värdeskåpen skall vara testade och godkända enligt EN 1143-1 i grade 0-VII. Det finns även värdeskåp som är testade och godkända enligt normen SS 3150, i 40 till 360 poäng, även om de flesta tillverkare idag använder sig av EN-normen. Till skillnad från branden, som vi kan skydda materialet mot, helt och hållet, så kan vi endast försvåra inbrottet. Värdeskåpen finns i olika klassningar beroende på hur mycket kontanter eller motsvarande som skall skyddas. Beloppsgränserna går från 50 000 kronor i ett värdeskåp grade 0, till 2 420 000 kronor i ett grade VII. Dessa belopp gäller i ett olarmat skåp, men kan ev. fördubblas om skåpet eller rummet är larmat. Vi rek. alltid att skåp eller rum larmas, då det gör att tiden som en ev. inbrottstjuv har på sig är begränsad.